Использование общей книги для совместной работы

В Excel можно создать общую книгу и разместить ее в сети для одновременного редактирования содержимого книги несколькими пользователями. Например, если каждый пользователь рабочей группы работает с несколькими проектами и необходимо знать состояние каждого проекта, данная группа для отслеживания состояния проектов может использовать общую книгу. Все пользователи рабочей группы при этом могут вводить данные своих проектов в одну и ту же книгу.

Владелец общей книги может управлять ею, удаляя из нее пользователей и разрешая проблемы, связанные с противоречивыми изменениями. Когда все изменения будут внесены, совместное использование книги можно прекратить.

Предполагаемое действие:

С овместное использование книги

Р едактирование общей книги

У даление пользователя из общей книги

Р азрешение проблем, связанных с противоречивыми изменениями, в общей книге

П рекращение совместной работы над книгой

Совместное использование книги

1. Создайте новую книгу и введите в нее необходимые данные или откройте существующую книгу, которую нужно сделать доступной для многопользовательского редактирования.

Примечание.   В общей книге поддерживаются не все функции. Если нужно использовать одну из приведенных ниже функций, добавьте ее перед сохранением книги в качестве общей: объединение ячеек , условные форматы , проверка данных , диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки , сценарии, структуры , подуровни, таблицы данных , отчеты сводных таблиц , защита книг и листов, и макросы. Эти функции нельзя изменить после предоставления книги для совместной работы.

Ф ункции, не поддерживаемые в общей книге

2. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге.

3. На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги).

4. На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.

5. Выполните одно из следующих действий:

• Если используется новая книга, введите ее имя в поле Имя файла.
• Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК для ее сохранения, а затем нажмите кнопку Microsoft Office , и затем выберите команду >Сохранить как.

6. На компьютере с Microsoft Windows Vista    

• Выберите в адресной строке сетевое расположение, доступное для предполагаемых пользователей, и нажмите кнопку Сохранить.

На компьютере с Microsoft Windows XP    

• В списке Папка выберите сетевой ресурс, доступный внешним пользователям, а затем нажмите кнопку Сохранить.

 Примечание.   Для этого следует использовать сетевую папку, а не веб-сервер.

7. Проверьте все имеющиеся ссылки на другие книги и документы и обновите неработающие, а затем нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или клавиши CTRL+S.

П роверка и обновление ссылок на другие книги или документы

1. На вкладке Данные в группе Подключения щелкните Изменить ссылки.

 Примечание.   Отсутствие команды Изменить связи означает, что файл не содержит связанных данных.

2. Для проверки состояния всех связей в списке нажмите кнопку Состояние.

 Примечание.   При наличии большого количества связей, а также если исходная книга размещена на сетевом ресурсе, а скорость передачи данных по сети мала, проверка может занять значительное время.

3. Проверьте состояние в столбце Состояние, выберите связь, а затем выполните нужное действие.

 Примечания 

• Все пользователи, которым доступен данный сетевой ресурс, имеют полный доступ к общей книге, пока ячейки не заблокированы, а лист не защищен для ограничения доступа. Для защиты общей книги выберите вариант Защитить книгу и дать общий доступ в группе Изменения на вкладке Рецензирование. При установке защиты общей книги можно установить пароль, который все пользователи должны вводить для открытия этой книги.
• Для редактирования общей книги всем пользователям необходимо установить одно из следующих приложений: Microsoft Office Excel 97, Microsoft Excel 97 или более поздней версии, либо Microsoft Excel 98 для компьютеров Макинтош или более поздней версии.
• В общей книге поддерживаются не все функции приложения Excel. Для получения дополнительных сведений см. таблицу «Функции, не поддерживаемые в общей книге», приведенную выше.

Редактирование общей книги

После открытия общей книги данные можно вводить и изменять так же, как и в обычной книге.

1. Откройте общую книгу.

2. Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем щелкните Параметры Excel.

3. В категории Основные в группе Личная настройка Office в поле Имя пользователя введите имя пользователя для его идентификации при работе с общей книгой, а затем нажмите кнопку ОК.

4. Вводите и редактируйте данные на листах в обычном порядке.

Примечание.   При этом будет невозможно добавлять или изменять следующие элементы: объединенные ячейки, условные форматы, диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки, сценарии, структуры, подуровни, таблицы данных, отчеты сводных таблиц, защиту книг и листов, и макросы.

5. Установите параметры фильтрации и печати для личного использования. Настройки каждого пользователя сохраняются отдельно по умолчанию.

Совет. При каждом открытии книги можно также использовать параметры фильтрации и печати, установленные ее владельцем.

1. Для сохранения внесенных в общую книгу изменений и для просмотра изменений, внесенных другими пользователями со времени последнего сохранения книги, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или нажмите клавиши CTRL+S.

При появлении диалогового окна Возник конфликт доступа устраните конфликты.

Совет.   Для получения сведений об устранении конфликтов см. раздел Разрешение проблем, связанных с противоречивыми изменениями, в общей книге .

Примечания 

• На вкладке Правка диалогового окна Управление доступом к файлу (вкладка Рецензирование, группа Изменения, кнопка Доступ к книге) можно видеть других пользователей, открывших книгу.
• Выбор автоматического обновления изменений, внесенных другими пользователями, с сохранением или без него можно сделать в группе Обновлять изменения на вкладке Подробнее диалогового окна Управление доступом к файлу.

Удаление пользователя из общей книги

При необходимости можно отключать пользователей от общей книги.

Примечание.   Перед отключением пользователей нужно убедиться, что они завершили работу с книгой. Если удалить активного пользователя, его несохраненные изменения будут утеряны.

1. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге.

1. На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.
2. Выберите имя пользователя, которого нужно отключить, а затем нажмите кнопку Удалить.

 Примечание.   Хотя это действие и отключает пользователя от общей книги, оно не запрещает ему редактирование общей книги в дальнейшем.

1. Для удаления личных параметров просмотра удаленного из списка пользователя выполните следующие действия:

1. На вкладке Режим в группе Режимы просмотра книги нажмите кнопку Представления.

1. В списке Представления выберите представление пользователя, а затем нажмите кнопку Удалить

Разрешение проблем, связанных с противоречивыми изменениями, в общей книге

Конфликт возникает тогда, когда два пользователя одновременно редактируют одну общую книгу и пытаются сохранить изменения, влияющие на одну и ту же ячейку. Приложение Excel может сохранить только одно изменение в этой ячейке. Когда второй пользователь пытается сохранить книгу, открывается диалоговое окно Возник конфликт доступа.

1. В диалоговом окне Возник конфликт доступа прочитайте сведения о каждом изменении и о конфликтующих изменениях, сделанных другим пользователем.
2. Для сохранения собственного изменения или изменения другого пользователя и для перехода к следующему конфликтующему изменению нажмите кнопку Сохранить мои или Сохранить чужие.

Для сохранения всех оставшихся собственных изменений или всех оставшихся изменений другого пользователя нажмите кнопку Сохранить все мои оставшиеся изменения или Сохранить все чужие оставшиеся изменения.

1. Чтобы собственные изменения заменяли все прочие без отображения диалогового окна Возник конфликт доступа, выполните следующие действия:

1. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге.

1. На вкладке Подробнее в разделе Для противоречивых изменений выберите вариант ранее сохраненные имеют преимущество, а затем нажмите кнопку ОК.

1. Для просмотра разрешения последних конфликтов выполните следующие действия:

1. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Исправления, а затем выберите в списке пункт Выделять исправления.

1. В списке по времени выберите вариант Все.
2. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
3. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.
4. Прокрутите лист журнала вправо для просмотра столбцов Тип действия и Действие.

 Примечание.   Сохраненным конфликтующим изменениям соответствует тип Выигрыш для поля Тип действия. Номера строк в столбце Действие обозначают строки со сведениями о противоречивых изменениях, которые не были сохранены, включая все удаленные данные.

 Совет.   Для сохранения копии книги со всеми изменениями нажмите кнопку Отмена в диалоговом окне Возник конфликт доступа, нажмите кнопку Microsoft Office , выберите команду Сохранить как, а затем введите новое имя файла.

К началу страницы

Прекращение совместной работы с книгой

Прежде чем прекратить совместную работу с книгой, убедитесь, что другие пользователи завершили работу. Все несохраненные изменения будут утеряны. Поскольку журнал изменений также будет удален, можно напечатать лист журнала или скопировать его в другую книгу.

1. Для сохранения копии данных журнала изменений выполните следующие действия:

1. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Исправления, а затем выберите в списке пункт Выделять исправления.

1. В списке по времени выберите вариант Все.
2. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
3. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.
4. Выполните одно или оба следующих действия:

• Для печати листа нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Печать.
• Для копирования журнала в другую книгу выделите ячейки, которые нужно скопировать, нажмите кнопку Копировать на вкладке Главная в группе Буфер обмена, переключитесь в окно другой книги, выберите расположение для размещения скопированных данных, а затем нажмите кнопку Вставить на вкладке Главная в группе Буфер обмена.

1.  Примечание.   Можно также сохранить или напечатать текущую версию книги, поскольку данные журнала могут не войти в последующие версии. Например, в скопированном журнале адреса ячеек, включая номера строк, могут уже не соответствовать действительности.

1. В общей книге на вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге.
2. На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.

 Совет.   Для получения сведений об удалении дополнительных пользователей см. раздел Удаление пользователя из общей книги .

1. Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги).

 Примечание.   Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для снятия защиты общей книги выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.
2. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Снять защиту книги.

1. При запросе введите пароль , а затем нажмите кнопку ОК.
2. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге.

1. На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги).

1. Если появится сообщение о влиянии на других пользователей, нажмите кнопку Да.