Слаженная команда механиков на гонках Формулы-1 за считанные секунды меняет колеса и болид продолжает гонку. Один профессионал — одна задача. А теперь представьте, что все колеса меняет один механик, или у каждого колеса мнется в растерянности целая команда, все мешают друг другу и дают бесконечные советы. Гонка безвозвратно проиграна.

Итак, представим, что гонкой в нашем случае является коллективное редактирование одного объекта — документа (простого или многостраничного, с рисунками, таблицами и прочими атрибутами). Как правило, предметом совместного редактирования являются объемные документы, требующие внимания всех подразделений организации: годовые отчеты, бизнес-планы, проекты бюджета, положения и соглашения, стратегии развития и управления рисками, методики и т.д. Выбор надежного и профессионального инструмента совместного редактирования — важный момент при работе с корпоративной документацией.

Онлайн-редактор документов TeamLab, реализованный на базе технологии HTML5, по функциональным возможностям редактирования давно обогнал конкурентов и все больше приближается к десктопным редакторам. О том, что он позволяет работать с документами до 5000 страниц и таблицами до 400 000 ячеек, уже известно многим, но не всегда замеченным остаётся ключевое, на наш взгляд, преимущество, а именно возможность совместного редактирования файлов, позволяющая не только улучшить юзабилити, но и говорить о редакторе Teamlab как о полноценном корпоративном решении.

Преимущества совместного редактирования

В последнее время появилось множество приложений, позволяющих работать с документами в режиме реального времени прямо в браузере (Google Docs, Office 365, Zoho и пр.). Для таких приложений одной из основных и привлекательных возможностей является коллективная работа над документом. Преимущества совместной работы над файлами в облаке неоспоримы:

• сокращение времени работы и, следовательно, принятия решения; повышение производительности сотрудников и подразделений
• эффективный и оперативный обмен информацией: отсутствие необходимости в ведении бесконечной корреспонденции с объемными вложениями
• широкие возможности комментирования как удобнейшего инструмента рецензирования
• возможность обсуждения задачи или проекта с рабочих мест пользователей любой географической удаленности
• разделение прав просмотра и редактирования для любых групп пользователей

Таким образом, именно редактирование документов должно быть наиболее продуманной частью корпоративной системы, нацеленной на создание полноценного офиса в рамках облачного сервиса.

Реализация совместного редактирования

Существуют три подхода к реализации совместного редактирования (collaborative editing) документов.

Первый подход. Редактирование происходит строго последовательно. Казалось бы, идеально для пользователя и для разработчика. Один человек вносит свои правки в документ, блокирует его на запись, в то время как коллеги не могут сделать ни единого исправления в режиме чтения и дожидаются своей очереди. С такой ситуацией чаще всего пользователи сталкиваются при работе с оффлайновыми десктопными редакторами. Минусы такого подхода очевидны: долгое время работы, невозможность параллельного редактирования одного и того же файла, возникновение лишних коммуникаций с просьбой освободить/закрыть документ.

Второй подход. Редактирование осуществляется синхронно и посимвольно. На первый взгляд может показаться, что это идеальное решение, ведь у пользователя создается ощущение, что документ целиком принадлежит ему и сохраняются исключительно его правки. Более того, решение кажется оптимальным и для разработчика: идет работа с каждым символом, не нужны дополнительные алгоритмы выделения и блокирования фрагментов файла, обозначения их, расстановки меток для пользователя. Однако, именно в такой ситуации можно легко столкнуться с рядом проблем и коллизий:

• одновременный ввод и удаление одних и тех же символов несколькими разными пользователями, конфликт undo/redo и потерянные данные
• автор может вводить текст с опечатками, набрасывать краткие тезисы и редактировать свою часть уже после создания абзаца целиком. Другие пользователи будут видеть опечатки, ход рассуждений и отвлекаться на их комментирование, исправление, оперативное уведомление автора о них в чате. Это приводит к затягиванию процесса совместной работы и отвлекает сотрудников от основной нити работы с документом
• целая группа проблем, связанных с процессом undo/redo. При посимвольном редактировании отменяются/применяются изменения всех пользователей или же пропускаются «совместные» изменения (в зависимости от политики девелопера редактора) — это крайне неудобный конфликт исправлений, который может привести к исчезновению важных правок.

Третий подход как золотая середина совместного редактирования

Работая над редактором TeamLab, мы пришли к выводу, что «золотой серединой» может являться редактирование по группам («кускам») данных. Такая технология позволяет избегать ряда проблем, связанных, например, со скоростью применения правок с точки зрения пользователя или редактированием документов большого объема.

Для удобства совместного редактирования редактор TeamLab блокированным для записи фрагментом редактирования считает абзац (картинку, таблицу, меню свойств таблицы). В процессе редактирования можно легко видеть, кто именно сейчас занял объект и применять правки, синхронизируя изменения всех участников редактирования в один клик.

Возможности TeamLab при совместном редактировании впечатляют: видны правки и «занятые» участки документа, вносятся и очень быстро сохраняются совместные изменения даже в очень объемных документах, видно, какие именно коллеги участвуют в работе с файлом. Немаловажную роль играют и комментарии, которые имеют удобный интерфейс, видны как в режиме правки, так и в режиме просмотра, могут отображаться или не отображаться в зависимости от пользовательских настроек. Комментарий включает в себя текст, время, указание автора, предусмотрено также и поле ответа. Сохраненные комментарии позволяют дополнительно прослеживать историю модификации документа, т.к. представляют собой своеобразный протокол изменений.

В отличие от именитых конкурентов TeamLab легко справляется с рядом сложных задач, которые не под силу другим редакторам:

• при совместной работе с вставленным изображением оно блокируется на редактирование (перемещение, изменение размера и т.д.) одним пользователем, в то время другие не могут совершать с рисунком никаких действий. В подобной ситуации, например, в Google Docs, изображение, редактируемое несколькими пользователями, зависает, а затем зависает и возвращает сообщение об ошибке и весь редактор
• «залоченным» фрагментом являются и колонтитулы — часть документа, требующая особой педантичности при внесении правки. При этом пользователь не замечает процесса исправления колонтитулов на остальных страницах документа. Данные изменения происходят для него в фоновом режиме, а документ не подвисает и никак не ограничивает его дальнейшие действия
• допускается редактирование файла практически любого размера одновременно любым количеством пользователей, в то время, как Google Docs испытывает затруднения уже при работе с документом, превышающим 50-60 страниц.

Совершая любые действия, внося изменения и правки, редактируя таблицы и рисунки, пользователь практически не замечает процесса сохранения изменений, продолжая работать со своей частью документа.

От версии до версии: сохранность данных

Не последним вопросом при совместном редактировании является версионность документа. Важно иметь сохраненным исходный документ и возможность «откатиться» к той или иной версии в зависимости от обстоятельств. Редактор TeamLab ведет список версий любой глубины, в сессии редактирования может участвовать неограниченное количество пользователей. Пользователям можно забыть о том, что нужно искать дополнительные инструменты для устранения конфликта версий, отслеживать действия и изменения, внесенные отдельными пользователями.

При этом версии документа оцениваются по следующей схеме:

Текущая сессия работы с документом заканчивается при выходе из редактирования последнего пользователя, и именно в этот момент формируется версия. Следующая версия появляется при окончании очередной сессии редактирования одним или несколькими пользователями. Версии хранятся в виде списка как независимые документы и к ним можно обратиться в любой момент. Они формируются независимо от указаний пользователя и, если не включенная версионность в Google Docs может закончиться потерей ценных данных, то в TeamLab даже самые забывчивые пользователи не упустят ни одного файла.

Все для удобства пользователей

Говоря о совместной работе в облачных сервисах, особое внимание следует уделить не только самому редактированию, но и возможности работать в различных браузерах — привычных и удобных каждому из пользователей. Для продукта TeamLab это не проблема — он кроссбраузерный и корректно работает во всех существующих браузерах, сохраняя при этом полную идентичность функциональности.

При работе в редакторе пользователи могут совещаться или проводить мозговой штурм — как и в других сервисах, в TeamLab реализован удобный чат с подсветкой имен и текста пользователей. Такое решение позволяет видеть, кто именно из коллег работает с документом в конкретный момент и обмениваться мгновенными сообщениями в режиме реального времени. Согласитесь, удобно решать общую задачу, готовить проект и при этом общаться с коллегами в одном окне. Кроме того, к совместной работе можно с успехом привлечь стороннего пользователя, не зарегистрированного на портале — достаточно просто выслать ему на любую электронную почту приглашение к участию в совместном редактировании и предоставить полные права доступа или право на чтение файла. В сведениях о документе, доступных в один клик, можно ознакомиться с количеством версий, правами доступа, статистическими счетчиками.

Готовый документ можно сохранить и загрузить в различных форматах. Так, для текста доступны — PDF, DOC, TXT, DOCX, ODT, RTF, HTML, EPUB. Такое разнообразие доступных форматов позволяет просматривать готовые документы и вне портала со многих десктопных и портативных устройств под управлением различных операционных систем.

Планы на будущее: только развитие

Однако ни одно программное обеспечение (особенно коммерческое) не может быть конкурентным без постоянного совершенствования и развития функциональности. В ближайшем будущем редактор TeamLab ждут новые преобразования, которые позволят облегчить жизнь пользователей, привыкших к десктопным редакторам и желающим получать те же самые «фичи» в облачных сервисах.

• Уже сейчас есть вьюверы для планшетов, а совсем скоро появятся новые версии редактора для мобильных устройств: для планшетов на iOS, Windows, Android это будут полноценные версии, пригодные для индивидуальной и совместной работы и редактирования, а для телефонов и коммуникаторов — удобные вьюверы, позволяющие просматривать документы своего облачного офиса TeamLab из любой точки мира, где есть мобильная связь.
• Появится важная и удобная функция автосохранения — причем это будет параметр, управляемый самим пользователем, который сможет выбирать необходимую ему частоту автосохранения в редактируемом документе.
• Изменятся редакторы и функционально — с выходом новых версий появятся формулы, автофигуры, диаграммы, объекты SmartArt, сноски и ссылки, оглавление и прочий привычный для пользователя десктопный функционал.
• Будет реализована и возможность сравнения разных версий одного и того же документа — это очень удобно для юристов, разработчиков, экономистов, менеджеров различного уровня.

Когда идет работа над редактором TeamLab, разработчики и менеджеры заботятся о функциональности, скорости работы, интересных «фишках», удобном, красивом и понятном интерфейсе. Разработка новых версий редактора превращается, таким образом, не в создание красивой привлекательной игрушки для пользователей-гиков и любителей заманчивых интерфейсов, а в настоящий профессиональный продукт, созданный профессионалами и для профессионалов. Именно такой продукт, удобный, привычный и интегрированный в облачный сервис, позволяет посмотреть на IT-инфраструктуру бизнеса с другой стороны и приблизиться к новому мировому тренду — совместной эффективной работе над проектами в едином облаке.