Существует несколько способов совместного использования базы данных Access в зависимости от потребностей и доступности ресурсов. В этой статье описаны доступные параметры и преимущества каждого из них, а также предоставлены ресурсы с дополнительной информацией о методах работы.

Для изменения структуры базы данных на вашем компьютере должно быть установлено приложение Access.

В этой статье

• Совместное использование данных с помощью сетевых папок
• Совместное использование разделенной базы данных
• Совместное использование базы данных на сайте SharePoint
• Совместное использование базы данных путем связывания со списками SharePoint
• Совместное использование базы данных с помощью сервера
• Факторы, которые следует учитывать при выборе метода

Совместное использование данных с помощью сетевых папок

Это самый простой вариант с минимальными требованиями, но он обеспечивает наименьшую функциональность. При этом методе файл базы данных хранится на общем сетевом диске, и все пользователи одновременно его используют. Поскольку все объекты базы данных используются одновременно, несколько пользователей могут одновременно изменять данные, что ограничивает надежность и доступность. Может также снижаться производительность, поскольку все объекты базы данных пересылаются по сети.

Этот вариант подходит в том случае, если базу данных одновременно будут использовать несколько человек и пользователям не потребуется изменять структуру базы данных.

Примечание: Этот способ менее безопасен по сравнению с остальными способами совместного доступа к базе данных, поскольку у каждого пользователя есть полная копия файла базы данных, что повышает риск несанкционированного доступа.

Совместное использование базы данных с помощью сетевой папки

Если общая сетевая папка отсутствует, ее нужно настроить.

Дополнительные сведения об этом см. в справке по операционной системе компьютера, который будет использоваться для совместного доступа к базе данных. Если общая папка находится на сетевом сервере, может потребоваться помощь администратора сети.

Приложение Access должно быть настроено для открытия в режиме совместного доступа на компьютерах всех пользователей. Данный режим используется по умолчанию, однако это необходимо проверить:  если пользователь откроет базу данных в монопольном режиме, другие пользователи не смогут работать с данными. Выполните на каждом из компьютеров действия, указанные ниже.

Запустите Access и на вкладке Файл выберите пункт Параметры. Обратите внимание: если вы используете Access 2007, нажмите кнопку Microsoft Office, а затем — Параметры Access.

В окне Параметры Access выберите пункт Параметры клиента. Обратите внимание: если вы используете Access 2007, выберите пункт Дополнительно.

В категории Дополнительно в группе Режим открытия по умолчанию выберите пункт Общий доступ, нажмите кнопку ОК и закройте приложение Access.

Скопируйте файл базы данных в общую папку. Затем настройте атрибуты файла таким образом, чтобы разрешить доступ к файлу базы данных для чтения и записи. Для использования базы данных необходим доступ к ней с правами на чтение и запись.

На компьютере каждого пользователя создайте ярлык для файла базы данных. В диалоговом окне "Свойства ярлыка" укажите путь к файлу базы данных в свойстве Цель, используя вместо буквы подключенного диска UNC-адрес. Например, вместо пути F:\sample.accdb укажите путь \\имя_компьютера\shared.accdb.

Примечание: Это действие пользователи могут выполнить самостоятельно.

Совместное использование разделенной базы данных

Этот способ целесообразен при отсутствии сайта SharePoint или сервера базы данных. Общий доступ к разделенным базам возможен по сети или через сайт SharePoint. При разделении базы данных она реорганизуется в два файла: серверную базу данных, которая содержит таблицы данных, и клиентскую базу данных, в которой содержатся все остальные объекты базы данных (например, запросы, формы, отчеты). Каждый пользователь взаимодействует с данными с помощью локальной копии внешней базы данных.

Преимущества разделения базы данных

Повышенная производительность.    По сети совместно используются только данные, а не таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы или модули.

Улучшенная доступность.    Транзакции базы данных, например редактирование записей, выполняются быстрее.

Усиленная безопасность.    Пользователи получают доступ к серверной базе данных через связанные таблицы. Это снижает вероятность того, что злоумышленник сможет получить несанкционированный доступ к данным через клиентскую базу данных.

Повышенная надежность.    Если у пользователя возникает проблема и база данных неожиданно закрывается, обычно повредиться может только копия клиентской базы данных, открытой пользователем.

Гибкая среда разработки.    Каждый пользователь независимо разрабатывает запросы, формы, отчеты и другие объекты базы данных, не влияя на работу других пользователей. Можно также разработать и распространить новую версию клиентской базы данных без нарушения доступа к данным, которые хранятся в серверной базе данных.

Если этот метод вам подходит, перейдите к инструкциям в статье Разделение базы данных Access .

Совместное использование базы данных на сайте SharePoint

При наличии сервера с SharePoint (особенно со службами Access) возможны несколько хороших вариантов. Интеграция с SharePoint помогает обеспечить более удобный доступ к базе данных. При публикации веб-базы данных службы Access создают сайт SharePoint, содержащий базу данных. Все объекты базы данных и сами данные перемещаются в списки SharePoint на этом сайте.

Опубликованная база данных размещается в Интернете. Можно создавать веб-формы и отчеты, запускаемые в окне браузера, а также стандартные объекты Access (их иногда называют клиентскими объектами, чтобы отличать их от веб-объектов). Для использования клиентских объектов Access необходимо установить приложение Access, однако все объекты базы данных, которые хранятся на SharePoint, используются совместно.

Примечание: Если на компьютере установлено приложение Access, можно использовать клиентские объекты из веб-базы данных, а не только объекты веб-базы данных.

Службы Access предоставляют платформу для создания без данных, которые можно использовать в Интернете. Веб-базы данных конструируются и публикуются с использованием Access 2010 и SharePoint, после чего можно использовать веб-базу данных через веб-браузер.

Примечание:  Чтобы опубликовать базу данных на сайте SharePoint, необходимо иметь разрешения разработчика.

Формы, отчеты и макросы интерфейса выполняются внутри браузера.

Если вы используете веб-базу данных, данные хранятся в списках SharePoint: все таблицы преобразуются в списки SharePoint, а записи становятся элементами списков. Это позволяет управлять доступом к веб-базе данных с помощью разрешений SharePoint.

Запросы и макросы данных выполняются на сервере: вся обработка SQL-кода выполняется на сервере. Это повышает производительность сети, так как по ней передаются лишь результирующие наборы.

Сохранение базы данных в библиотеке документов 

Базу данных можно сохранить в любой библиотеке документов SharePoint. Этот метод подобен сохранению базы данных в сетевой папке и предоставляет удобный способ управления доступом к базе данных. При связывании со списками SharePoint совместно используются только данные, но не объекты базы данных. Каждый пользователь получает собственную копию базы данных.

Например, если на сайте SharePoint есть списки, в которых отслеживаются проблемы обслуживания клиентов и хранятся данные о сотрудниках, в Access можно создать базу данных, которая будет служить интерфейсом для этих списков. Можно создавать запросы Access для анализа этих проблем и отчеты Access для форматирования и публикации письменных отчетов для собраний групп. Если у пользователей на компьютерах установлено приложение Access, можно предоставить доступ к запросам и отчетам Access для списка SharePoint с помощью меню Представление. При просмотре списка на сайте SharePoint пользователи смогут находить и открывать запросы, отчеты и другие объекты Access в меню Представление. Если у пользователей нет приложения Access, они все равно смогут использовать данные из списков с помощью представлений SharePoint.

Откройте базу данных, которую требуется использовать совместно.

На вкладке Файл выберите пункт Сохранить как.

Выберите пункт Сохранить базу данных как, в разделе Дополнительно выберите вариант SharePoint, а затем нажмите кнопку Сохранить как.

Примечания: 

Если вы используете Access 2007, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункты Опубликовать > Сервер управления документами.

Если вы используете Access 2010, выберите элементы Файл > Сохранить и опубликовать > Сохранить базу данных как > SharePoint.

В диалоговом окне Сохранение в SharePoint перейдите к соответствующей библиотеке документов.

Проверьте имя файла базы данных и его тип, при необходимости измените их и нажмите кнопку Сохранить.

Дополнительные сведения см. в статьях Публикация в службах Access и Импорт и связывание данных со списком SharePoint .

Совместное использование базы данных путем связывания со списками SharePoint

Этот метод имеет такие же преимущества, как использование разделенной базы данных, и позволяет каждому пользователю изменять собственную копию базы данных, поскольку совместный доступ к данным осуществляется через сайт SharePoint. Хотя в этом случае отсутствуют преимущества, получаемые при публикации базы данных на сайте SharePoint, при этом достигается выгода централизованного расположения данных. Поскольку данные находятся в списках SharePoint, к ним можно предоставлять раздельный доступ по сети с использованием функций SharePoint.

Этот способ включает три основных действия.

Перемещение данных в списки SharePoint.

Создание ссылок на эти списки.

Распространение файла базы данных.

Для выполнения первых двух действий можно использовать мастер переноса на сайт SharePoint, а последнее действие можно выполнить с помощью любых доступных средств.

Использование мастера экспорта таблиц в SharePoint

На вкладке Работа с базами данных в группе Перенос данных щелкните элемент SharePoint.

Примечания: 

Этот элемент доступен только в том случае, если файл базы данных сохранен в формате ACCDB.

Если вы используете Access 2007, на вкладке Внешние данные в группе Списки SharePoint нажмите кнопку Перенести в SharePoint.

Следуйте указаниям мастера экспорта таблиц в SharePoint; в частности, укажите расположение сайта SharePoint. Чтобы отменить процесс, нажмите кнопку Отмена.

Чтобы просмотреть дополнительные сведения о переносе, на последней странице мастера установите флажок Подробности.

На этой странице содержатся сведения о том, какие таблицы связаны со списками, а также сведения о расположении резервных копий и URL-адрес базы данных. Здесь также выводится предупреждение при возникновении проблем с переносом и указывается расположение таблицы журнала, в которой можно просмотреть дополнительные сведения о проблемах.

Когда все действия мастера будут завершены, нажмите кнопку Готово.

Если мастер выведет предупреждение, следует просмотреть таблицу журнала и выполнить необходимые действия. Например, может потребоваться отменить перенос некоторых полей или преобразовать их в другие типы данных, совместимые со списками SharePoint.

Примечание: Чтобы просмотреть списки на сайте SharePoint, щелкните в области быстрого запуска кнопку Списки или выберите пункт Просмотреть все содержимое узла. Может потребоваться обновить страницу в веб-браузере. Чтобы отобразить списки в области быстрого запуска на сайте SharePoint или изменить другие параметры (например, включить отслеживание версий), можно изменить параметры списков на сайте SharePoint. Дополнительные сведения см. в справке для сайта SharePoint.

Совместное использование базы данных с помощью сервера

Совместное использование базы данных можно организовать с помощью приложения Access и сервера баз данных (например, сервера SQL Server). Этот способ обеспечивает много преимуществ, но для него требуется дополнительное программное обеспечение — сервер баз данных.

Этот способ напоминает разделение баз данных, поскольку таблицы хранятся в сети, а у каждого пользователя есть локальная копия файла базы данных Microsoft Access, содержащая ссылки на таблицы, запросы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. Этот вариант используется, если сервер баз данных доступен, а у всех пользователей установлено приложение Access. Преимущества этого метода зависят от используемого программного обеспечения сервера баз данных, но в общем случае они включают наличие учетных записей пользователей и избирательный доступ к данным, отличную доступность данных и удобные встроенные средства управления данными. Более того, большинство серверных приложений для работы с базами данных нормально работают с более ранними версиями Access, поэтому не требуется, чтобы все пользователи работали с одной и той же версией. Совместно используются только таблицы.

Преимущества совместного использования базы данных с помощью сервера баз данных

Высокая производительность и масштабируемость.    Во многих случаях сервер баз данных обеспечивает более высокую производительность, чем простой файл базы данных Access. Большинство серверов баз данных также обеспечивают поддержку очень крупных баз данных размером до терабайта, что приблизительно в 500 раз превышает текущий предел для баз данных Access (2 ГБ). В целом серверы баз данных работают весьма эффективно, обрабатывая запросы параллельно (с использованием нескольких естественных потоков команд в одном процессе для обработки запросов пользователя) и сводя к минимуму дополнительные требования к памяти при добавлении пользователей.

Повышенная доступность.    В большинстве серверов баз данных предусмотрено резервное копирование базы данных во время ее использования. В результате для резервного копирования данных пользователям не обязательно выходить из базы данных. Кроме того, обычно серверы баз данных очень эффективно работают с одновременным изменением и блокировкой записей.

Улучшенная защита.    Ни одну базу данных нельзя защитить полностью. Однако серверы баз данных обеспечивают надежную защиту, которая позволяет предотвратить несанкционированное использование данных. В большинстве серверов баз данных используются средства обеспечения безопасности на основе учетных записей, что позволяет контролировать доступ пользователей к таблицам. Даже в случае незаконного получения доступа к интерфейсу Access несанкционированное использование данных будет предотвращено средствами защиты на уровне учетных записей.

Автоматическое восстановление.    На случай сбоя системы (например, при аварийном завершении работы операционной системы или отключении питания) в некоторых серверах баз данных предусмотрен механизм автоматического восстановления базы данных до последнего согласованного состояния всего за несколько минут без вмешательства администратора базы данных.

Обработка данных на сервере.    Использование приложения Access в конфигурации "клиент-сервер" уменьшает объем сетевого трафика благодаря обработке запросов базы данных на сервере перед отправкой результатов клиенту. Обычно сервер обрабатывает данные более эффективно, особенно при работе с большими наборами данных.

Основные этапы использования Access с сервером баз данных

Точный перечень действий, которые следует выполнить для использования приложения Access с сервером баз данных, зависит от используемого сервера баз данных, однако основные действия одни и те же.

Перенос данных из таблиц базы данных Access в таблицы на сервере баз данных.

Организация связи файла базы данных Access с таблицами сервера баз данных.

Создание соответствующих учетных записей пользователей на сервере баз данных.

Распространение файла базы данных Access.

Установка всех необходимых драйверов баз данных на компьютерах пользователей.

Подробные сведения об использовании приложения Access с сервером SQL Server см. в статье Перемещение данных Access в базу данных SQL Server с помощью мастера преобразования в формат SQL Server .

Также см. статью Связывание или импорт данных из базы данных SQL Server .

Факторы, которые следует учитывать при выборе метода